Das alles kann HELFEREINSATZ

Helfereinsatz ist voller hilfreicher und entlastender Funktionen. Hier zeigen wir dir detailliert die Wichtigsten. Ganz ehrlich: Kann das dein Excel-Sheet auch?

Helfer

Einfacher Zugang

Deine Helfer haben einen einfachen Zugang zur Plattform. Du kannst aber auch einen Passwortschutz aktivieren.

Selbständige Übernahme

Die Freiwilligen suchen sich selbständig die Einsätze, welche Sie übernehmen wollen. Wenn sie aussuchen können wann, mit wem und was sie helfen, ist die Akzeptanz viel grösser, als wenn du sie einteilst.

Remindermail

Alle Eventhelfer erhalten ein paar Tage vor dem Anlass einen automatischen Reminder.

Identifikation

Die Identifikation für deine Freiwilligen erfolgt via E-Mail Adresse. Es ist aber möglich, mit einer Mailadresse mehrere Personen zu erfassen.

Vater & Mutter E-Mail

Für Kinder besteht die Möglichkeit, die E-Mailadresse von Vater oder Mutter anzugeben. So werden diese auch über Einsätze informiert.

Organisation

Einfacher Import

Du kannst deine Helferdatenbank einfach aus einem Excel File importieren. Für Webling steht dir der ein direkter Import über die Schnittstelle zur Verfügung. Wenn du Fairgate, Clubdesk oder eine andere Vereinsverwaltung nutzt, kannst du einfach einen Export erstellen und deine Vereinsmitglieder in HELFEREINSATZ importieren.

Passwortschutz

Du kannst den Zugang zur Applikation jederzeit mit einem Passwort schützen. Auch die Helfer haben die Option, ihren Zugang mit Passwort abzusichern, wenn sie das wollen (oder du das voraussetzt).

Offene Einsätze vs. Guthaben

Wenn du deinen Volunteers eine Vorgabe machst, wie viel sie dir helfen müssen (Zielwert definieren), kannst du in HELFEREINSATZ genau kontrollieren, ob die Anzahl offener Einsätze grösser ist als die kumulierten Sollwerte deiner Volunteers.

Gruppen

Du kannst deine Freiwilligen in Gruppen einteilen. Die Gruppen können Teams sein oder nach beliebigen Kriterien gebildet werden.

Zielwert bestimmen

Du kannst jeder Gruppe einen Zielwert hinterlegen. Der Zielwert bestimmt, wie viel jedes einzelne Gruppenmitglied helfen muss. Du kannst für jede Gruppe oder sogar für individuelle Helfer individuelle Zielwerte setzen. Bei jedem Helfer kannst du kontrollieren, ob er seinen Zielwert schon erreicht hat. Du kannst auch Gruppenzielwerte definieren, bei denen die Gruppe als ganzes eine Anzahl an Einsätzen leisten muss, unabhängig von der Person.

Aufgabenzuteilung

Du kannst für jede Gruppe bestimmen, welche Aufgaben für sie vorgesehen sind. So kannst du beispielsweise verhindern, dass Gruppen mit jugendlichen Mitgliedern an der Bar einen Einsatz leisten.

Sperrdaten

Du kannst für jede Gruppe Daten bestimmen, wann diese keine Einsätze leisten kann. Wenn deine Gruppen beispielsweise Teams sind, kannst du bei jedem Team seine Spiele als Sperrdaten einfügen. So verhinderst du, dass eine Gruppe an einem Tag Einsätze übernimmt, an welchem sie nicht zur Verfügung steht.

Aufgaben

Aufgaben sind bestimmte Tätigkeiten (Bsp. Aufbau, Getränkeausgabe, Schiedsrichter). Sie beschreiben die Arbeiten, welche die Volunteers verrichten sollen.

Individuelle Gutschrift

Du kannst bei jeder Aufgabe bestimmen, wie gross die Vergütung sein soll. So kannst du für unattraktive Aufgaben bessere Vergütungen definieren.

Vergütungsart

Du kannst bestimmen, ob die Vergütung pro Einsatz oder pro geleisteter Stunde erfolgt.

Definition von Verantwortlichen

Du kannst bei Aufgaben bestimmen, ob ein Volunteer für eine ganze Schicht verantwortlich ist. Verantwortliche werden den anderen Volunteers als Kontaktpersonen genannt.

Events

Events verwalten

Ein Helfereinsatz ist immer einem Event resp. einer Schicht zugeordnet.

Offene Einsätze auf einen Blick

Du siehst immer sofort, wie viele Einsätze pro Event noch offen sind.

Bestimmen eines Verantwortlichen

Du kannst bestimmen, ob jemand für die Schicht verantwortlich ist. Du kannst auch gleich bestimmen, wer das sein soll.

Helfereinsätze automatisiert verteilen

Du kannst offene Einsätze automatisch an Helfer verteilen, welche ihren Zielwert noch nicht erreicht haben. Das System berücksichtigt automatisch, dass die Gruppe zur Aufgabe passt und dass keine Mitglieder selektioniert werden, die an diesem Tag ein Sperrdatum eingetragen haben.

Schichtplan

Du kannst von jedem Event einen Schichtplan ausdrucken oder als PDF herunterladen.

Orte

Orte erstellen

Du kannst verschiedene Orte verwalten, an welchen deine Events stattfinden. Hinterlege die genaue Adresse oder einen Link, z.B. via Whatthreewords.

Benachrichtigungen für Verantwortliche

Stelle sicher, dass die Verantwortlichen (z.B. der Hallenwart) immer über eure Events informiert sind. Trage bei den Orten die E-Mail-Adressen derjenigen ein, welche informiert werden müssen. So erhalten diese Personen Remindermails mit allen Einsatzdaten und den vollständigen Adressdaten der verantwortlichen Helfern.

Reporting

Es stehen dir diverse Reports zur Verfügung.

  • Wer hilft in welchen Gruppen wieviel
  • Übersicht über alle Helfer
  • Wer hat seine Zielvorgabe nicht erreicht
  • Welche Helfereinsätze sind noch offen
  • Welcher Event braucht wie viele Helfer

Kurz und gut: du kannst praktisch alle Daten nach Wunsch exportieren.

Controlling

Du kannst bei jedem Helfereinsatz angeben, ob er ordnungsgemäss geleistet wurde. Nur wenn alles OK ist, wird der bestimmte Einsatzwert gutgeschrieben.

FAQ

Wo tragen Helfer/innen sich für Einsätze ein?

Deine Freiwilligen tragen sich im Helferportal für ihren Wunscheinsatz ein. Das Helferportal ist die Ansicht von HELFEREINSATZ, die alle Events deines Vereins oder deiner Organisation zeigt. Das Helferportal ist ganz einfach über deinen Web-Browser aufrufbar, ganz egal ob auf deinem Laptop, Tablett oder Handy.

Benötigen meine Helfer/innen einen Account für das Helferportal?

Um Einsätze übernehmen zu können, müssen sich alle Volunteers mit Namen und E-Mailadresse registrieren. Diese Angaben werden benötigt, damit klar es, wer welchen Einsatz leistet und die Einsatzdaten korrekt versendet werden. Auf Wunsch können beliebig weitere Daten abgefragt werden, optional oder obligatorisch.

Für das Login reicht den Volunteers dann die Mailadresse. Sie können sich selbst ein Passwort setzen, oder du kannst sie zum Passwortschutz verpflichten.

Können Helfer/innen sich selber eintragen?

Ja, deine Helfer/innen können Einsätze im Helferportal selbstständig übernehmen. Je nach deinen Einstellungen können sie ihn auch wieder abgeben oder mit anderen abtauschen.

Können Administratoren Helfer/innen für Einsätze eintragen?

Als Administrator hast du die Möglichkeit, in der Eventverwaltung jedem Einsatz jemanden zuzuteilen. Dazu müssen sich diese Personen bereits in deiner Helferdatenbank befinden.

Erhalten meine Helfer/innen eine Einsatz-Bestätigung?

Eventhelfer erhalten automatisch eine Einsatz-Bestätigung und einen Einsatz-Reminder zu ihrem Einsatz via E-Mail. Wenn du als Administrator Einsätze zuweist, kannst du bestimmen, ob deine Helfenden eine direkte Information erhalten oder nur den Reminder kurz vor dem Einsatz. Den einleitenden Text der Einsatz-Mails kannst du individualsieren.