Events importieren

Events können mittels Vorlagefile einfach importiert werden.

Eventimport - Wo?

In der Eventübersicht findet ihr unten den Button "Events importieren. Wenn ihr da klickt, werdet ihr zur Importseite weitergeleitet.

Vorbereitungen

Damit ihr Events importieren könnt, müssen zuerst sämtliche Inhalte im Tool angelegt worden sein - analog dem Helfendenimport.

Aufgaben

Das Vorlagefile enthält sämtliche Aufgaben, welche ihr bereits im System angelegt habt. Ihr könnt dann angeben, von welcher Aufgaben wie viele Personen je Event/Schicht benötigt werden.

Wichtig: Wenn ihr im Tool die Reihenfolge der Aufgaben ändert, Aufgaben umbenennt oder löscht, müsst ihr das Vorlagefile neu herunterladen vor einem Import. Das Vorlagefile hält sich an die Aufgabenreihenfolge im Tool zum Zeitpunkt des Downloads. Der Import schaut nur auf die Spalten, nicht auf die Aufgabennamen im Vorlagefile - wenn sich also was an den Aufgaben verschiebt und ihr ein altes Vorlagefile habt, verschieben sich auch die Inhalte, und ihr habt plötzlich falsche Einsätze importiert.

Orte

Wie auch bei den Aufgaben können Events nur an Orten stattfinden, welche bereits im System angelegt worden sind. Im Importfile ist es wichtig, dass ihr die Orte gleich schreibt wie auch im Tool - sonst werden sie nicht gefunden.

Expert-Abos: Bereiche

Das gleiche wie bei Aufgaben und Orten gilt auch bei Bereichen. Bereiche, welche im System nicht angelegt oder anders geschrieben sind, findet der Import nicht und löst somit einen Fehler aus.

Vorlagefile

Das Vorlagefile könnt ihr entwerder im XLSX oder im ODS - Format exportieren. Es ist wie folgt aufgebaut:

• Spalte A: Import ID
• Spalte B: Eventname
• Spalte C: Schichtname
• Spalte D: Startdatum
• Spalte E: Uhrzeit von
• Spalte F: Enddatum
• Spalte G: Uhrzeit bis
• Spalte H: Ort
• Spalte I: Eventbemerkungen
• Spalte J: Schichtbemerkungen
• Ab Spalte K: Eure Aufgaben

Bei Expert-Abos, welche Bereiche aktiv haben, verschiebt sich alles um eine Spalte, da die Spalte "A" der Bereichsname ist.

Import ID

Die Import-ID ermöglicht es euch, Events mit mehreren Schichten zu importieren. Grundsätzlich behandelt der Import jede Zeile als eigenständigen Event. Wenn aber die Import-ID und der Eventname (Expert-Abos: Auch der Bereich muss derselbe sein) bei mehreren Zeilen gleich ist, werden diese Zeilen als ein Event zusammengefasst importiert. 

Es ist irrelevant, was ihr bei der Import-ID eingebt - die wird nach dem Import nirgends angezeigt oder ausgegeben. Sie ist nur für den Import relevant. Denkbar ist also eine einfache Zahl oder ein Buchstabe.

Schichtname

Der Schichtname kann ausgefüllt werden, muss aber nicht. Wenn ihr Events ohne Schichten importieren wollt, lasst ihr den Schichtnamen einfach weg.

Datum / Uhrzeit

Beim Import gelten dieselben Regeln wie auch im Tool. Mehrtägige Events (Events mit Schichten an unterschiedlichen Daten) sind also erst ab dem Pro-Abo möglich. Wenn ihr einen Schichtnamen eingebt, erstellt ihr also Events mit Schichten - unabhängig davon, ob ihr mehrere Schichten im Event habt oder nicht. Dementsprechend liegen dann Datum und Uhrzeit auf der Schicht. Nur wenn ihr den Schichtnamen weglasst, liegen Datum und Uhrzeit direkt auf dem Event.

Aufgaben

Sobald ihr die Systemfelder wie gewünscht ausgefüllt habt, könnt ihr bei den Aufgaben einfach mittels Zahleingabe definieren, wie viele Einsätze der jeweiligen Aufgabe ihr braucht.

File hochladen

Sobald ihr das Importfile ausgefüllt habt, könnt ihr es abspeichern. Im Tool könnt ihr das File dann unter "Import File" hochladen und auf "weiter" klicken. Der Import wird nun vorbereitet, und euch werden die Inhalte des Importfiles zur Kontrolle angezeigt. Wenn das System einen Fehler im Importfile feststellt, erkennt ihr das daran, dass unter der Titel "Import vorbereitet" angezeigt wird, wie viele Zeilen bereit für den Import und wie viele fehlgeschlagen sind. Um den Fehler ausfindig zu machen, kontrolliert ihr die Inhalte in der Anzeige. WICHTIG: Die Anzeige verfügt über eine horizontale Scrollbar - prüft die ganze Breite der Anzeige. Fehlerhafte Inhalte werden rot markiert und mit einem Infobutton versehen, der euch angibt, was der Fehler ist.

Um Fehler einfacher zu finden, könnt ihr die Checkbox "nur Fehlgeschlagene" aktivieren.

Wenn euer Importfile keine Fehler vorweist, könnt ihr den Import ausführen. Auch jetzt seht ihr nochmal, was alles importiert wurde und ob etwas fehlgeschlagen ist. Die Events sind nun importiert und in der Eventübersicht ersichtlich.

Importseite

Die Importseite bietet euch unten eine Übersicht über die letzten Importe. Hier könnt ihr Importe, die vorbereitet aber nicht ausgeführt wurden, auch im Nachgang noch ausführen (Via "Ansehen"-Button).

Online- oder Offline-Importe

Die Importe folgen derselben Regel, wie auch die Eventerstellung direkt im Tool. Wenn ihr also "Events initial online" unter "Organisation" - "Events & Einsätze" deaktiviert habt, werden die importierten Events ebenfalls offline erstellt - ihr könnt sie nun nochmals kontrollieren und dann manuell online stellen.

Nachteile gegenüber manueller Eventerstellung

Beim Eventimport stehen euch nicht alle Möglichkeiten der Eventerstellung im Tool zur Verfügung. Das ist der Tatsache geschuldet, dass eine Tabelle nicht gleich viele Ebenen enthalten kann, wie das der Eventerstellungsprozess im Tool bietet. Folgende Möglichkeiten fehlen:

Abweichende Uhrzeiten

Wenn einzelne Einsätze leicht von der Schichtzeit abweichen sollen, lässt sich das im Importfile nicht abbilden. Ihr müsstet also nach dem Import die Events nochmals entsprechend bearbeiten.

Abweichende Uhrzeiten, welche global bei der Aufgabe hinterlegt sind, werden aber mitimportiert!

Einsatzbemerkungen

Bemerkungen zu einzelnen Einsätzen sind ebenfalls nicht möglich via Import. Auch hier müsstet ihr die nachträglich im Event noch hinzufügen.