In Helfereinsatz kannst du beliebig viele Gruppen anlegen, um deine Helfenden optimal zu verwalten. So können so z.B. Sportvereine ihre Mannschaften oder Mitgliedergruppen (Aktive Damen, Akive Herren, Jugendmannschaften, Vorstand, etc.) entsprechend abbilden.

Anlegen einer Gruppe

1. Bestimme einen Gruppennamen
2. Lege fest, ob sich deine Helfenden selber zu dieser Gruppe zuordnen dürfen
3. Bestimme einen (optionalen) Zielwert je Mitglied oder einen (optionalen) Gruppenzielwert
4. Lege fest, welche Aufgaben von der Gruppe übernommen werden sollen (es stehen nur die Aufgaben zur Verfügung, denen du in den Aufgabeneinstellungen Einschränkungen mitgegeben hast. Aufgaben ohne Einschränkungen sind für alle Gruppen offen)
5. Optional kann ein Bereich festgelegt werden (nur für Expert Abos)

Aufgaben

Aufgaben, die einer Gruppe zugeordnet werden, sollen vorrangig oder sogar ausschliesslich von dieser Gruppe übernommen werden. Siehe hierzu auch die Infos im folgenden Artikel:

Zielwert

Du kannst zwei Arten von Zielwerten erfassen:

• Zielwert je Gruppenmitglied - Jedes Mitglied dieser Gruppe muss diesen Zielwert erreichen (auch "0" möglich)
• Zielwert für die ganze Gruppe - Die Gruppe muss INSGESAMT diesen Zielwert erreichen. Welches Gruppenmitglied wie viel hilft ist dabei irrelevant.

Der Zielwert für die ganze Gruppe überschreibt immer den Zielwert je Gruppenmitglied. 

Wichtig: Bei einzelnen Helfenden kann ein individueller Zielwert definiert werden. Der überschreibt immer alle anderen Zielwerte.

Sperrdaten

Sperrdaten eignen sich für Gruppen, die an bestimmten Tagen verhindert sind und selber nicht im Einsatz stehen können. Ein gutes Beispiel sind Sportvereine: Wenn ein Team ein Spiel hat, ergibt es in den meisten Fällen wenig Sinn, wenn die Teammitglieder am gleichen Tag noch einen Helfereinsatz leisten. Sperrdaten können einfach via Excel importiert werden. Das ist besonders dann spannend, wenn ihr ein Excel-File mit allen Spieldaten habt.

Bereichfestlegung

Wie oben erwähnt könnt ihr optional einen Bereich festlegen. Davon kriegen die Gruppenmitglieder nichts mit. Das hilft euch in der Administration. Wenn ihr also eine Gruppe einem Bereich zuteilt, wird bei einer manuellen Zuteilung diese Gruppe den anderen Bereichen nicht angezeigt. So könnt ihr etwas "vorsortieren".

Selbstständig zuordnen

Ihr könnt bei jeder Gruppe bestimmen, ob Helfende sich selbständig zuordnen können oder nicht. Ihr findet diese Option unter Gruppe --> bearbeiten. Wenn die Checkbox aktiv ist, dann können sich die Helfer selber dieser Gruppe zuteilen. Zusammen mit der Funktion "passende Gruppe" auf der Aufgabe könnt ihr so Spezialaufgaben definieren, bei welchen sich nur Leute aus bestimmten Gruppen zuteilen können. Und da sich die Helfenden diesen Gruppen nicht selber zuteilen können, habt ihr die volle Kontrolle!